شعبة شؤون الطلبة

اهداف شعبة شؤون الطلبة

أ‌- تنظيم قبول وتسجيل الطلبة الجدد في كل عام دراسي وللدراستين الصباحية والمسائية .

ب‌- توزيع الطلبة على الاقسام العلمية وذلك حسب مجاميعهم في كل فرع (علمي-ادبي- مهني ( تجاري – صناعي) ) وحسب الخطة المعدة سنوياً باعداد الطلبة لكل قسم علمي .

جـ – توفير الاجواء الملائمة لسير الدراسة في المعهد من خلال التنسيق مع الاقسام العلمية والوحدات العاملة في المعهد كلاً ضمن اختصاصه .

ء – التواصل مع الطالب منذ تسجيله وحتى تخرجه من خلال الاستماع الى شكــاوي الطلبة ووضع الحلول المناسبة لها وذلك لاضفاء جو دراسي متميز داخل المعهد .

هـ – اعـــداد الوثائق المطلوبة للخريجين بكافة انواعها (النصية بالدرجــات الداخليـة والخارجية وباللغتين العربية والانكليزية وكذلك الجداريات) .

و – متابعة صحة صدور وثائق الخريجين من خلال الكتب المرسلة الى الشعبة من قبــل دوائر الدولة كافة .

ز – تقديم الدعم المباشر والإسناد للأقسام العلمية كافة عبر متابعة الامور التنظيمية للطلبة كالغيابات واوامر الرسوب والفصل والانتقال وتعديل الترشيح واعدة الطلبة المرقنــــة قيودهم وتنظيم هويات الطلبة وكل ما يتعلق بالطلبة اضافة الى متابعة احصــائيــــــات الطلبة وتنظيم ملفاتهم .

حـ – ترتيب اوقات التقاط صور التخرج وحفلة التخرج من خلال اصــدار جــدول بذلك ينــظم المواعيد حفاظاً على التنظيم دخل اروقة المعهد .

ط – اعداد اوامر الخريجين ونشرها على الموقع الالكتروني للمعهد لغرض تواصل  الخريجين ومعرفة نتائجهم اولا باول .

ي – نشر كافة التعليمات والقوانين التي تهم الطلبة على الموقع الالكتروني للمعهد  لغرض معرفة الطالب بها دون الرجوع الى جهة اخرى

شعبة شؤون الطلبة

وتتكون من الوحدات التالية:

ت اسم الوحدة الشهادة المطلوبة التخصص
1 وحدة التسجيل بكالوريوس وله خبرة لاتقل عن 5 سنوات تدريسي
2 وحدة الوثائق والشهادات بكالوريوس او دبلوم فني ادارة معلومات او توثيق او مكتبات

 

 

 

شعبة شؤون الطلبة

تقوم الشعبة بالمهام الآتية:

  1. تسجيل الطلبة:
  • يتم تسجيل الطلبة الجدد والمقبولين قبولا مركزياً من قبل وزارة التعليم العالي والبحث العلمي في معهدنا بعد تنظيم ملفات لهم تتضمن كافة المستمسكات الرسمية ويتم توزيعهم على اقسام المعهد الاربعه وتم تخصيص موظف لكل قسم.
  • إصدار أوامر إدارية للطلبة المسجلين وغير المسجلين.
  • إصدار أوامر إدارية للطلبة من والى م
  • عهدنا والمعدل ترشيحهم والمستضافين من بقية المعاهد بناء على أمر الوزارة المبلغ إلينا عن طريق الهيئة/ شؤون الطلبة وتتم مفاتحة معاهدهم لإرسال ملفاتهم والوقوف على سيرتهم الدراسية.
  • متابعة السيرة الدراسية للطلبة بالتنسيق مع الأقسام العلمية والإدارية للوقوف على حالة كل طالب فيما يخص الرسوب بسبب الغياب والتأجيل لأسباب إنسانية او أمنية او التأجيل لغرض تحسين المعدل وإصدار أوامر إدارية بذلك وتبليغ الأقسام المعنية بهذا الإجراء رسمياً ومديريات التربية/ التعليم المسائي والإعداديات.
  • إعادة وتسجيل الطلبة المرقنة قيودهم بسبب سحب الأوراق او الرسوب بالغياب او الرسوب بسبب المواد او لعدم التسجيل حسب التعليمات الواردة من الوزارة والهيئة للصف الأول والثاني وذلك بإصدار أوامر إدارية لهذا الغرض وتبلغ الأقسام المعنية باستثناء المفصولين بسبب الغش او لأسباب انضباطية.
  • إصدار أوامر إدارية للطلبة الناجحين من الصف الأول والصف الثاني قبل وبعد استيفائهم للتدريب الصيفي وإعلام الهيئة/ شؤون الطلبة فيما يخص الصف الثاني وفق جداول معدة للخريجين لإعلام وزارة الصحة لغرض تعينهم للدورين الأول والثاني وحسب تسلسلاتهم ومعدلاتهم المرسلة من قبل أقسامهم.
  • إصدار أوامر إدارية للطلبة بسبب المحملين والناجحين بدروس التحميل وترقين قيد الراسبين بمواد التحميل وإعلام أقسامهم بذلك رسمياً.
  • إصدار أوامر إدارية بالطلبة الثلاثة الأوائل على المعهد والأوائل على الأقسام من ضمن نسبة 10% الأوائل وإرسال الاستمارات الى الهيئة للراغبين منهم بتكملة الدراسة وكذلك إعلامهم بالراغبين منهم بالوظيفة وإصدار أوامر إدارية في حالة ظهور قبول الطلبة في الكليات التي يرغبون بتكملة الدراسة فيها.
  1. القرارات والتعليمات النافذة: اعمام كافة القرارات والتعليمات النافذة او التي تصدر عن الوزارة والتي تبلغ بها عن طريق الهيئة ومتابعة تنفيذها والاستفسار من الهيئة للوقوف على رأيهم في الحالات الغامضة او التي تتطلب التوجيه من قبلهم او من قبل الوزارة.
  2. الوثائق والشهادات الجدارية والتأييدات: تقوم الشعبة بإصدار وثائق التخرج بعد تدقيقها بالدرجات وبدون درجات باللغة العربية داخل القطر وباللغة العربية والانكليزية خارج القطر وكذلك التأييدات وتقوم الشعبة بتصديق الوثائق التي تستخدم خارج القطر في دائرة التصديقات بوزارة الخارجية بعد مصادقة عمادة المعهد والهيئة عليها حيث يتم التنسيق مع الوحدة المالية لاستيفاء رسوم اصدار الوثائق وكذلك الشهادات الجدارية وقد خصص لذلك موظفين ويتم تدقيقها بعد طبعها من قبل مسؤول الشعبة.
  3. صحة الصدور: تقوم الشعبة بمفاتحة الهيئة/ شؤون الطلبة لتأييد صحة صدور الوثائق او تأييدات التخرج الصادرة من معهدنا بعد تدقيقها في الماسترشيت من قبل موظف مخصص لذلك والتي تردنا من الوزارات والدوائر المختلفة والكليات والمعاهد داخل القطر وخارجه عن طريق الهيئة.
  4. الطلبة العرب والأجانب: تقوم الشعبة بمتابعة قبول الطلبة العرب والأجانب وإعلام الهيئة بذلك رسمياً علماً بانهم مقبولين ضمن قناة القبول المركزي لمراجعة الوزارة اما دفع الرسوم بالعملة الصعبة او إعفائهم منها حسب التعليمات الصادرة وتبقى المتابعة لحين تخرج الطالب من المعهد.
  5. تنظيم قبول الطلبة العراقيين من ذوي الشهادات المعادلة بعد ورودها من الوزارة/ القبول المركزي عن طريق الهيئة وتدقيق صحة صدور وثائقهم في وزارة التعليم العالي و وزارة التربية من خلال لجنة تشكل لهذا الغرض من معهدنا ويرفع تقرير اللجنة الى الهيئة والأعلام في الوزارتين بنتيجة التدقيق.
  6. قبول الموظفين المتميزين من دوائر الدولة وتوزيعهم على الأقسام بعد حصول الموافقة من الوزارة/ القبول المركزي ويصدر أمر إداري بذلك استناداً إلى كتاب الوزارة والهيئة.
  7. لجنة تدقيق وثائق الدراسة الإعدادية: بناءاً على أوامر الوزارة والهيئة تشكيل في كل سنة لجنة وبالتحديد في الشهر الرابع أو الخامس لتدقيق وثائق الطلبة الجدد للدراسة الإعدادية والمقبولين في معهدنا حيث تصدر أوامر إدارية بذلك وتقوم اللجنة بتدقيق هذه الوثائق في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي/ القبول المركزي مع سجلات الأساس الموجودة لديهم للسنوات الماضية فتدقق هذه اللجنة تلك الوثائق في وزارة التربية المديرية العامة للتقويم والشهادات فيما يخص الطلبة المنقولين والمعدل ترشيحهم والمرقنة قيودهم وترفع تقريرها للهيئة بكل التفاصيل لغرض رفعه للوزارة.

 

               الهيكل التنظيمي لشعبة شوؤن الطلبة

الهيكل التنظيمي لشعبة شوؤن الطلبة

 

 

 

 

 

 

 

 

 


مسؤوليات وصلاحيات مسؤول شعبة شؤون الطلبة:-

أولا// المسؤوليات :-

  • الأشراف ومتابعة أعمال الوحدة بشعبتي التسجيل والوثائق ومتابعة سير الإعمال ودوام بما يكفل تحقيق مهام وواجبات الوحدة
  • تهيئة وتوفير ملفات وهويات الطلبة بالعدد الكافي
  • طبع وتهيئة المستمسكات المطلوبة لملفات الطلبة (استمارة هوية ، استمارة ترشيح ، استمارة تعهد الخ 0000 )
  • متابعة سير الإعمال للجان تسجيل الطلبة الجدد يوميا ودوام أعضاء هذه اللجان
  • استلام ملفات الطلبة بعد تسجيلهم وإجراء وتنظيم إحصائية يومية بالطلبة المسجلين وحسب التخصصات
  • تنفيذ أوامر انتقال الطلبة من المعهد للمعاهد والكليات الأخرى والى المعهد وتدقيق حالاتها 0
  • إصدار أوامر إلغاء قبول الطلبة غير المسجلين بعد انتهاء الفترة القانونية المحدة للتسجيل
  • إصدار أوامر الرسوب وترقين القيد وتأجيل الطلبة بعد حصول المصادقة على محاضر مجلس المعهد
  • إصدار أوامر الانسحاب الطلبة خلال الفترة المحددة للانسحاب وترقين قيد الطلبة بناءا على طلبهم 0
  • تدقيق استمارات قبول الطلبة الأوائل بالجامعات
  • متابعة إتلاف هويات الطلبة المتخرجين أو المنتهية نفاذها
  • التنسيق مع الأقسام العلمية بكافة الأمور المتعلقة بالطلبة
  • متابعة انجاز هويات الطلبة والإشراف على سجل الهويات
  • استقبال الطلبة والإجابة على استفساراتهم المتعلقة بقضاياهم الإدارية

15-   تدقيق وثائق التخرج والشهادات الجدارية والتأكد من صحتها

ثانيا // الصلاحيات :ـ

  • منح الإجازات الاعتيادية لمنتسبين الوحدة من الفنيين والإداريين لمدة يومان والتوصية بما زادا عن ذلك
  • التوقيع على استمارة الترقيع والعلاوة السنوية لمنتسبين الوحدة
  • توجيه الاستفسارات ورفع التوصية بشان غياب منتسبين الوحدة للمسول المباشر
  • المشاركة وبالتنسيق مع معاون العميد لشؤون الإدارية والطلبة في التقويم السنوي لمنتسبين الوحدة
  • التوصية بتوجيه كتب الشكر والتقدير والمكافآت لمنتسبين الوحدة
  • إعفاء الطلبة من الكفالات وحسب التعليمات والقوانين النافذة بهذا المنصوص
  • تقسيم وتنظيم العمل بين منتسبين الوحدة واجبات ومسؤوليات كل منتسب وتقديم ذلك بمذكرة للمسؤول المباشر
  • التوقيع على كافة كتب ( التأييد ـ أوامر الرسوب ـ أوامر ترقين القيد ـ اوامرالتأجيل الانسحاب من الدراسة ـ مخاطبة مديريات التربية والتجانيد إعادة الطلبة الموقنين إلى الدراسة وأية مخاطبات أخرى مع الدوائر عدا ديوان الهيئة والوزارات ) وبعد موافقة معاون العميد للإدارية والطلبة في

الأمور والقضايا الطلابية 0

أما المؤهلات الواجب توافرها في شاغل هذا النشاط

  • الشهادة / بكالوريوس/ ماجستير
  • الاختصاص / ادارة
  • العدد المناسب/ واحد

وحدة التسجـــــــــــــــــــــيل

المهام المكلفة بها الوحدة

  1. استلام قوائم القبول المركزي للطلبة العلمي والمهني

 

عند استلام قبول المركزي يتم ادراج التسلسل بعددالطلبة ثم تصويرها لاكثرمن نسخة واعلانها للطلبة

  1. تشكيل لجان لتسجيل الطلبة

 

وتتضمن لجنة تسجيل الطلبة عدد من الجان :-

  • لجنة التسجيل:- تختص هذه اللجنة بمطابقة اسم الطالب على على قوائم القبول وتثبيت عنوانه على تلك القوائم ثم اعطاءه تسلسل يثبت على رقم الاستماره التي تعطى له بعداستقطاع مبلغ الاستماره .
  • لجنة استقبال الطلبة :- تختص هذه اللجنة بتنظيم كافة المستمسكات المطلوبة من الطالب لغرض التسجيل .
  • لجنة المقابلة :- تتضمن هذه اللجنة عدد من الاساتذه المختصين في الاقسام العلمية لمعرفة مدى ملائمة الطالب للدراسة .
  1. تحرير وطباعة الاوامر التي تخص ،القبول ،الغاء القبول ، التنقلات ،ترقين القيد ،الرسوب ،الاعادة للدراسة، الانسحاب ،التنقلات بين الاقسام.

بعدالانتهاء من تسجيل الطلبة يتم طباعة اسماء الطلبة المقبولين في المعهد وارسال نسخ الى الاقسام العلمية كافة لاضافة اسماء الطلبة المقبولين في اقسامهم بلاضافة الى طباعة اوامرالنقل من والى المعاهد المراد الانتقال اليهاومطالبتهم بارسال الاضابير الخاصة بالطلبة المنقولين الى معهدنا ايضا طباعة اوامر الطلبة المنسحبين من المعهدوابلاغ اقسامهم بذلك .

  1. عمل السيرة الدراسية للطلبة ومطابقتها مع الاقسام العلمية

 

يتم مطالبة مسؤولي الاقسام في وحدة التسجيل بعمل سيرة دراسية للطالب بلاضافة اى احصائية عامة ومطابقتها مع مسؤولي الاقسام لغرض متابعة حالات الطالب الدراسية .

  1. تنظيم الاضابيرالخاصة بالطلبة المستمرين

 

مطالبة مسؤولي الاقسام داخل الوحدة بتنظيم اضابير الطلبة وفق التسلسل الابجدي ، المرحلة الدراسية (الاولى ،الثانية ) وذلك بعد التاكد من من ان جميع المستمسكات والمعلومات المطلوبة كاملة .

  1. تنظيم الاضابيرالخاصة بالطلبة المرقنيين

 

يتم عزل اضابير الطلبة المرقنيين عن الطلبة المستمرين في غرفة خاصة بهم وتنظم تلك الاضابير وفق الاقسام العلمية  والدراسة

سواء كانت صباحية ام مسائية .

  1. تنظيم البريد الخاص بالتسجيل

 

يتم تنظيم البريد الصادر والوارد في الوحدة وفق اضابير خاصة بكل بريد مثل اضبارة خاصة بالتنقلات ،القبول ،الغاء القبول ،الانسحاب، المؤجلين ، الرسوب ، ترقين القيد ، الاعادة للدراسة ، التعليمات ، العامة ……الخ

  1. اصدار الهويات الخاصة بالطلبة في بداية العام الدراسي

 

يتم اصدار الهوية  بعد تقديم طلب للطالب يكتب فية الاسم الثلاثي ، القسم ، المرحلة ،سنة القبول ،العنوان ، المواليد ، رقم شهادة الجنسية ، توقيع رئيس القسم ثم تثبت جميع المعلومات على كارت خاص بالهويات ويعطى الى مسؤول الوحدة لغرض التوقيع ، الختم ، الكبس ،  ثم تسلم الهويات الى القسم لغرض تسليمها الى الطالب .

  1. اصدار التاييدات التي يحتاجها الطلبة الى مختلف دوائر الدولة

 

يتم اصدار كتب التاييد بعد تقديم الطالب  طلب يرغب فية الحصول على كتاب يؤيد بانه طالب في المعهد وبانه مستمر في الدراسة ويكون هذا الطلب حاوي على توقيع رئيس القسم الذي يؤكد بكونه احد طلابه ومستمر بالدراسة ،حيث يتم استخراج الاضباره وطباعة كتابه وارسالة لغرض التوقيع والختم .

  • تهيئة براءة الذمة للطالب

 

بعد انتهاء العام الدراسي يتم عمل جرد خاص بكل الاقسام يوضح فية المستمسكات المطلوب اكمالها من قبل الطالب قبل استلام النتائج .

  • استلام اوامر الاستيفاء للتدريب الصيفي والتطبيق المنهجي

 

يتم استلام اوامر التدريب الصيفي والتطبيق المنهجي من قبل وحدة التدريب الصيفي  ثم يتم تصويرها وحفظها في اضابير الطلبة .

  • استلام نتائج الطلبة للمرحلتين (الاولى ،الثانية ) من قبل الاقسام العلمية

 

يتم استلام النتائج من الاقسام العلمية وتثبيتها في السجلات الخاصة بالاقسام وحفظها في اضابير الطلبة بعد التأكد من وجود اختام القسم وتوقيع رئيس القسم.

المؤهلات الواجب توفرها في شاغل وحدة التسجيل

الشهادة / بكالوريوس / دبلوم فني / اداري

العدد المناسب لتادية النشاط 6 بضمنهم المسؤول

وحدة الوثائـــــــــــــق

المهام المكلفة بها الوحدة

  1. اصدار وثائق تخرج اعتيادية من دون درجات
    • يتم تقديم طلب من قبل الخريج يوضح فيه (الاسم الثلاثي للخريج ،القسم ، سنة التخرج، نوع الدراسة (صباحي – مسائي)، الجهة المرسلة اليها الوثيقة، صور.
  • استخراج اضبارة الخريج والتاكد من وجود كافة مستمسكاتها في حالة نقصان اي مستمسك مثل الوثيقة والمستمسكات الشخصية للخريج لايزود بوثيقة لحين اكمال تلك المستمسكات .
  • تدقيق اسم الخريج في السجلات وفي الماسترشيت في حالة الشك في اسم الخريج ،سنة التخرج ،المعدل ، الدور ،التسلسل.
  • تطبع الوثيقة وترسل الى المسؤول لغرض التاكد من صحة معلومات الخريج ثم تهميشها وختمها وارسالها الى السيد المعاون لغرض التوقيع .
  • تسلم الوثيقة للشخص المعني حصرا .

 

  1. اصدار وثائق تخرج بالدرجات عربي + انكليزي داخلية وخارجية

 

في حالة الوثيقة الداخلية يجلب الخريج كتاب من الدائرة او الكلية المقبول فيها يطلب منا تزويد الخريج بالدرجات اما في حلة الوثائق الخارجية لايطالب الخريج بكتاب رسمي .

  • يقدم طلب مع الكتاب المذكور اعلاه في حالة الوثائق الداخلية يذكر فيها (اسم الخريج ، القسم ،سنة التخرج ، نوع الدراسة ( صباحي – مسائي ) ،صور عدد (2) مع نسخه من الجواز في حالة الوثائق الخارجية .
  • يهمش الطلب ويرسل الى الحسابات لغرض استقطاع الوصولات الخاصة بالوثيقة .
  • يحول الطلب الى القسم لغرض استخراج الدرجات من الماسترشيت وبعد ذلك تحول الى الطباعة .
  • ترسل الى السيد المسؤول لغرض التدقيق والاختام ثم ترسل الى مكتب السيد العميد ومكتب السيد المعاون لغرض اكمال التواقيع الخاصة بالوثائق الداخلية اما في حالة الوثائق الخارجية فترسل بالاضافة الى التواقيع المذكوره اعلاه والاختام ترسل الى الهيئة ثم الى الخارجية لغرض التصديق .
  • تسلم الوثيقة الى الشخص المعني حصرا .

*اصدار صحة صدور

  • تحضير الاضباره وفق الكتاب المرسل من الجهة المعنية .
  • فحص وثيقة الطالب المرسلة المرفقة مع الكتاب الرسمي ومطابقتها مع النسخه المحفوظه لدينا من حيث الرقم ،التاريخ ،توقيع السيد المسؤول ،صورة الخريج .
  • طباعة صحة الصدور في حالة مطابقة الوثيقة المرفقة في الكتاب المرسل الينا مع الوثيقة الموجوده لدينا في اضبارة الخريج .
  • بعد التدقيق ترسل الى السيد العميد لغرض التوقيع .

ترسل بالبريد الرسمي بظرف مختوم وبدرجة من الكتمان السري وترسل ايضا بالبريد الالكتروني في حالة توفرالايميلات الخاصة بالدوائر الرسمية .

Copyright All Rights Reserved © 2017 - Design Center